چگونه اثربخشي برنامه ريزي و کنترل را در پروژه تضمين کنيم؟

چگونه اثربخشي برنامه ريزي و کنترل را در پروژه تضمين کنيم؟
اين صحنه را تصور کنيد؛ در جلسه هفتگي همراه با ديگر دست اندرکاران پروژه مشغول ارزيابي عملکرد سازمان هاي مختلف هستيد. شما به عنوان برنامه ريز و کنترل کننده همان برنامه، مغايرتها را به ديگران تذکر مي دهيد: "شما قرار بوده اين فونداسيون را دو روزه تمام کنيد ولي اينک يک هفته مي گذرد و همچنان ناتمام مانده است!"
پاسخ مي آيد:"معلوم است که اين مدت بايد طول بکشد. بچينگ به دليل خرابي يک قطعه سه روز است که از کار افتاده و به هر دري مي زنيم نمي توانيم قطعه يدکي را پيدا کنيم. اگر مي توانيد در اين زمينه به ما کمک کنيد."
شما در جواب ادامه مي دهيد:" آخر اين هم شد دليل؟ خوب تا بچينگ راه بيفتد مي رفتيد از سايت همسايه مقداري بتن قرض مي کرديد، بعد برمي گردانديد. آقا مثل اينکه شما اين کاره نيستيد! اين که مشکل حساسي نيست."
پيمانکار مي گويد:"اصلاً سيمان در منطقه ناياب شده، چون نزديکترين کارخانه سيمان به علت تعميرات اساسي، کوره خود را خاموش کرده و اگر بخواهيم از جاي ديگر سيمان تهيه کنيم دو برابر قيمت را بايد پرداخت کنيم. اين مشکل فقط با دخالت کارفرما حل مي شود."
بحث بالا مي گيرد و هر يک از طرفين به ابراز نظر ادامه مي دهند. نهايتاً شما که برنامه ريز هستيد مي پرسيد:"بالأخره کي کار را تمام مي کنيد؟"
پاسخ مي آيد:"اگر امکانات اجازه دهد تا اول هفته آينده."
شما در پايان مي گوييد: "دفعه بعد نياييد و همين موضوعات را به ما تحويل دهيد. آقا اين پروژه را مديريت کنيد."
در سناريوي بالا چه اتفاقي افتاد؟ کار ساخت يک فونداسيون به تعويق افتاد و موضوعات متعدد بدون تعيين عواقب معلق ماندند. اشکال کار کجاست؟ اشکال اصلي اين کار در اين است که برنامه ريز به وظايف عمليات خود آشنا نيست. برنامه ريز براي اينکه به پيمانکار اثبات کند حداقل به اندازه وي به دانش ساخت فونداسيون آشناست به جاي اينکه دغدغه برنامه را داشته باشد به بحث راجع به مسائل فني مي پردازد. شايد به اين طريق مي خواهد پيمانکار را از زدن انگ اينکه "برنامه ريز با امور پروژه آشنا نيست" بازدارد. اما اين، کار برنامه ريز و کنترل کننده همان برنامه نيست. بسيار خوب، پس از عارضه يابي بهتر است بگوييم که کار برنامه ريز چيست.
برنامه ريز و کنترل کننده پروژه بايد کارهاي زير را انجام دهد:
برنامه ريزي پروژه
پايش پروژه به صورت دوره اي در سطوح متناظر برنامه
کنترل پروژه به صورت دوره اي در سطوح متناظر برنامه
محاسبه اثربخشي اجراي برنامه بر پروژه
تعيين عواقب اجراي کار بر برنامه
همانگونه که مشاهده مي نماييد برنامه ريز پروژه، اولين مدافع و نگاه دارنده برنامه در پروژه محسوب مي شود. براي مباحث فني و مهندسي، ناظرين حضور دارند. اما قبل از نتيجه گيري، يک موضوع ديگر را نيز بايد به اين بحث اضافه کنيم و آن، فلسفه تسهيم ريسک برنامه است. توجه کنيد که هر برنامه اي با ريسک مواجه است. يعني اينکه با احتمالي آنچه پيش بيني شده است، اتفاق نمي افتد. اين ماهيت برنامه است، در غير اين صورت برنامه ريزي به جاي پيش بيني به پيشگويي مي پرداخت.
اما ريسک را چگونه مديريت کنيم؟ قدم اول اين است که روش تسهيم ريسک را تعريف کنيم. مثلاً مي توانيم فعاليت هاي مربوط به يک برنامه را به قدري دقيق تعريف کنيم که هر فعاليت داراي يک مجري باشد. در آن صورت توافق مي کنيم که چنانچه به هر دليل مجري نتواند فعاليت را در زمان مقرر انجام دهد، به ميزان معيني خسارت بپردازد. اين مجري مي تواند در بدنه کارفرما باشد يا پيمانکار يا مشاور يا مديريت. نحوه تسهيم ريسک برنامه در قرارداد پروژه بايد ذکر گردد تا برنامه پروژه داراي تضمين اجرايي باشد. با توجه به اين موضوع و قدم هايي که در بالا به آنها اشاره شد، سناريوي اول اين نوشتار به اين صورت بازنويسي مي گردد:
برنامه ريز: "قرار بوده که امروز ساخت فونداسيون به اتمام برسد ولي هنوز تمام نشده است. اين را مدارک ما و ناظرين پروژه شهادت مي دهند (قدم 1)."
پيمانکار: "درست است ولي بچينگ ما سه روز است که خراب است."
برنامه ريز: "بسيار خوب، شما 3 روز در اجراي اين فعاليت تأخير داريد (قدم 2). اين عقب ماندگي پيشرفت پروژه را در اين دوره 2/0 درصد کاهش خواهد داد (قدم 3). اين 2/0 درصد به واحد امور قراردادها عرضه خواهد شد تا در صورتحساب شما براي اين دوره منظور گردد (قدم 4). بايد زمان جديد در برنامه دوره آينده منظور شود (قدم 5)."
همانگونه که مشاهده مي کنيد تمامي صحبت ها در زمان کنترل برنامه در سناريوي دوم در مورد برنامه است نه در مورد ساخت فونداسيون، آنگونه که در سناريوي اول به آن پرداخته شده است.

مغايرت اجرا با برنامه نبايد به ابزاري براي تحقير تبديل گردد. در عين حال برنامه ريز نبايد به جاي پرداختن به موضوع اصلي کارش، که همانا حراست از برنامه و پروژه است، به موضوعات فرعي (فرعي در محدوده برنامه ريزي) بپردازد و از موضوع اصلي فاصله بگيرد. با درج شيوه تسهيم ريسک برنامه، به صورت تفصيلي، در قرارداد هم زمينه تضمين اجراي برنامه فراهم خواهد شد.

 چگونه اثربخشي برنامه ريزي و کنترل را در پروژه تضمين کنيم؟

مدیریت ساخت